La Gestión de los Proveedores en los Sistemas de Gestión

La Gestión de los Proveedores en los Sistemas de Gestión

Los proveedores pueden considerarse actualmente junto con los clientes y los trabajadores como una de las partes interesadas más relevantes de las organizaciones. Su importancia siempre ha estado presente en los sistemas de gestión, siendo un factor determinante en la calidad del producto fabricado o servicio prestado por cualquier empresa.

Todas las ediciones de la Norma ISO 9001 desde su versión de 1994 tenían como uno de los requisitos obligatorios el control de los proveedores, así como de la materia prima o servicio prestado.

Tipos de Proveedores en los Sistemas de Gestión

En la actualidad se suelen considerar tres tipos principales de proveedores en los Sistemas de Gestión: los proveedores de materias primas, los subcontratistas y los considerados proveedores de servicios. El grado de control que efectúan las empresas varía en función del impacto que el trabajo desarrollado por parte del proveedor conlleva en el desarrollo de la actividad del negocio.

Los proveedores de materias primas abastecen a la organización de todos aquellos materiales que, generalmente, las empresas introducen en su línea de fabricación u operativa de trabajo. Su relevancia generalmente suele considerarse elevada, ya que una mala calidad de la materia prima se traslada de un modo directo al producto o servicio prestado por la organización. Además de la calidad, el control de tiempos y cantidades pactadas a la entrega suelen ser los requisitos más “vigilados” por las organizaciones en relación a este tipo de proveedores.

Por su parte los subcontratistas desarrollan alguna de las actividades de la organización en el lugar de ésta. Su relevancia suele ser importante, ya que su trabajo forma parte de la línea de prestación del servicio de la organización, y al igual que los proveedores de materias primas, la calidad de su trabajo (teniendo en cuenta los requisitos del cliente) es pieza clave para garantizar un buen producto o servicio. El empleo de este tipo de proveedores se ha incrementado en los últimos años, ya que en la actualidad muchas entidades externalizan todos aquellos procesos o actividades que no pertenecen al llamado “core” empresarial: actividades de transporte, asesoría fiscal y laboral, mantenimiento informático, consultoría en calidad, medio ambiente, etc.

El último grupo de colaboradores que puede considerarse, serían los llamados proveedores de servicio. Dentro de este apartado estarían todos aquellos proveedores de energía, comunicaciones, etc., que suministran una serie de productos generalmente no directamente relacionados con la línea de trabajo de la organización, pero necesarios para la realización de las operaciones efectuadas. Al igual que ocurre para los dos tipos anteriores, en esta categoría de proveedores pueden encontrarse, según el tipo de negocio, proveedores críticos en su función, y cuyos fallos pueden ocasionar problemas en el desarrollo de las actuaciones del trabajo por parte de la organización.

Requisitos de control de los Proveedores

Centrándonos en los actuales Sistemas de Gestión de Calidad, las empresas actuales mantienen una serie de requisitos de control en relación con sus proveedores:

• Control de los pedidos o acuerdos efectuados o firmados con los proveedores. En función de lo que el proveedor ofrece a la entidad existen una serie de documentos donde se acuerda la metodología de trabajo del proveedor en forma y tiempo. El incumplimiento de estos requisitos es lo que suele conllevar la apertura de una no conformidad o desviación por parte de la empresa.

• Dinámicas o secuencias de reevaluación de proveedores, generalmente delimitadas para su ejecución una vez al año y que consideran la valoración de los proveedores teniendo en cuenta una serie de criterios establecidos por la organización, que comprenden desde el conjunto y gravedad de los errores del proveedor hasta su servicio de atención post-venta. En relación a este aspecto, debe considerarse que dicha sistemática de seguimiento por parte de la empresa debe ser comunicada al proveedor.

• Auditorías de producto y/o servicio, que constituyen una serie de revisiones pactadas por parte de la organización en las instalaciones del proveedor para comprobar ciertos puntos relevantes en relación al producto o servicio adquirido, generalmente de carácter legal o normativo.  Estas auditorías en muchas ocasiones son condición indispensable para que el proveedor sea homologado (y mantenga su homologación) por parte de la empresa.

Situación actual en la gestión de los Proveedores

Actualmente el trabajo desarrollado, por muchas de las organizaciones, se efectúa en alianza con sus proveedores de mayor relevancia, de modo que la relación proveedor-cliente se asemeja a una especie de “simbiosis” que beneficia a ambas partes. A partir de esta asociación el cliente puede convertirse en embajador de la marca del proveedor y recibir formación sobre el producto o servicios a integrar, de modo que mejore su prestación de servicio. Por otro lado, el proveedor mantiene un proceso de retroalimentación continuo, que también incide en la mejora progresiva de su producto o servicio entregado o efectuado.

La gestión de los proveedores se ha convertido en los últimos años en un factor primordial a desarrollar por cualquier organización, siendo parte importante del diseño de la estrategia empresarial al incidir de un modo muy relevante el planteamiento y ejecución de las acciones correspondientes.