Sistemas de gestión integrados

Por Fausto Pereira, consultor en Unifikas

En la actualidad, existe una gran cantidad de empresas certificadas bajo las normas de Calidad, Medio ambiente, y Seguridad y Salud Laboral, hasta el punto de convertirse en una premisa fundamental a la hora de acceder a diferentes nichos de mercado. No obstante, es diferente cuando hablamos de la implantación de estas normas desde un enfoque integrado, siendo el número de empresas muy inferior al indicado.

Debemos recordar que uno de los cambios fundamentales en las nuevas normas ISO 14001 de Sistemas de gestión ambiental, ISO 9001 de Sistemas de Gestión de la Calidad en el año 2015 y el borrador de la futura norma se Seguridad y Salud Laboral ISO 45001 es establecer una estructura de alto nivel. De esta forma, se pueden sincronizar las normas y contar con un lenguaje común entre todas ellas que simplifique las integraciones entre los diferentes sistemas y evite duplicidades en la documentación.

Podemos hablar de 3 niveles integración cuya aplicación progresiva supondrá una mayor capacidad y calidad en la gestión de la organización.

1) Método Básico:

Es un método muy rentable ya que requiere una inversión pequeña y se obtienen resultados importantes a corto plazo, debido que optimiza los recursos destinados la gestión integrada de algunos procesos y de la documentación. No requiere experiencia en la gestión por procesos y es abordable por todo tipo de organizaciones.

Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las siguientes:

• Integrar las políticas de cada sistema de gestión en una política única de sistema integrado de gestión.
• Integrar en un único Manual de Gestión la documentación de los sistemas de gestión que se aplican.
• Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de todos los aspectos que cubre el sistema integrado (calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional).
• Integrar la gestión de algunos procesos organizativos comunes a los sistemas teniendo en cuenta los requisitos de cada uno.
• Integrar también la documentación de estos procesos.

2) Método Avanzado:

Este método supone la continuación natural del método “Básico”, y su rentabilidad se consigue normalmente a medio plazo ya que se requiere cierta experiencia para implantar eficazmente la gestión por procesos.

Para aplicar este método se necesita un nivel de madurez en la gestión por procesos importante. Por ello, intentar aplicar este método sin la necesaria experiencia en la gestión por procesos puede suponer la aparición de problemas durante la integración.

Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:

• Desarrollo de un mapa de procesos que integra para los diferentes sistemas de gestión, los procesos gestión o estratégicos, los procesos operativos o clave y los procesos de soporte, y sus interrelaciones.
• Definición y gestión de los procesos que contemplan entre otros los siguientes factores: definición de responsables, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida de los procesos, instrucciones que aplican a requisitos de varios sistemas, formación, planificación, procesos relacionados con el cliente, compras, producción y prestación del servicio, mantenimiento, equipos de seguimiento y medición, etc.

3) Método Experto:

Este método supone la continuación natural del método “Avanzado”, y es un método muy rentable, ya que supone extender la integración a corto plazo del sistema de gestión por procesos existente a otras áreas o aspectos no contemplados hasta ahora, sin inversión adicional. Se pueden conseguir grandes resultados si se alinean los procesos con las estrategias de la organización.

Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:

• Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados, así como “desplegar” los objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos.
• Incluir la “voz del cliente”, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseño de todos los procesos.
• Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y económicas.
• Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

UNIFIKAS, como software desarrollado bajo las directrices de los sistemas de gestión, te ayudará no solo a cumplir con los objetivos propuestos de cara a una certificación de las normas, sino también a realizarlo desde un enfoque ya integrado, lo que ayudará a integrar las diferentes normas y a poner los cimientos de la integración en todas aquellas organizaciones certificadas en solo una de ellas.

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