La elección de un gestor documental que encaje con los requerimientos de nuestra empresa es crucial para optimizar nuestros esfuerzos en cuanto a gestión de información.

Este artículo se enfoca en ayudarte a acertar en tu selección de gestor documental.

¿Qué es un Gestor Documental?

Un gestor documental es un sistema que administra y organiza documentos electrónicos, siendo esencial para la eficiencia operativa de una empresa. La elección correcta puede significar una mejora notable en la productividad y seguridad de la información.

¿Qué beneficios aporta a las empresas?

Disponer de un gestor de documentos supone en las empresas una mejora sustancial, al aportarles los siguientes beneficios:

1. Mejora en la organización y accesibilidad: Facilita la búsqueda y recuperación de documentos, el control de distintas versiones, el seguimiento de tareas, etc.
2. Seguridad de datos reforzada: Ofrece soluciones robustas para la protección de información sensible.
3. Colaboración eficiente y centralizada: Permite a los equipos trabajar conjuntamente con documentación de una forma segura, en tiempo real y a través de un único canal centralizado.

¿Cómo elegir un Gestor Documental?

Llegamos al punto clave de este artículo, un aspecto que probablemente te esté dando quebraderos de cabeza en estos momentos.

En primer lugar, conviene tener claro que no todos los gestores documentales son iguales, ya que cada uno ofrece características distintas que pueden ser más o menos adecuadas dependiendo de las necesidades específicas que tenga tu empresa.

Esta sección tiene como objetivo proporcionarte los criterios esenciales que, por lo general, debería tener un buen gestor de documentos. Estos son los siguientes:

• Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva es crucial para asegurar que todos los usuarios puedan manejar el sistema eficientemente.
• Funciones de seguridad y cumplimiento: Es esencial que cumpla con las normativas de seguridad y protección de datos.
• Escalabilidad: La solución debe ser capaz de manejar un aumento en el volumen de documentos y usuarios sin ver perjudicado su rendimiento.
• Analítica y reportes: Rastrear cómo se utilizan los documentos, quién accede a ellos y patrones de uso pueden proporcionarnos insights valiosos para la toma de decisiones.
• Componente Mobile: En el mundo empresarial moderno, el acceso a documentos en movimiento es una necesidad. Disponer de una aplicación móvil o un acceso a través de dispositivos móviles puede aumentar significativamente la productividad.
• Integración con otras herramientas: Debe integrarse sin problemas con el software existente en su empresa.

Además de estos tres criterios citados, dado el entorno tecnológico tan cambiante que existe es importante considerar también lo siguiente en nuestra elección:

• Evolución tecnológica: Busca un gestor de documentos que ofrezca soluciones con actualizaciones y mejoras continuas, adaptándose a las tendencias tecnológicas que vayan surgiendo.
• Soporte y capacitación: Un buen gestor documental debe venir acompañado de un soporte técnico de calidad y de opciones de formación para nuestro equipo.

Nuevamente, conviene recordar que cada empresa tiene necesidades y objetivos distintos, por lo que la importancia que se le otorgue a los aspectos citados anteriormente variará enormemente.

Sin embargo, por lo general, nuestra recomendación es la de escoger un gestor documental que cumpla todos estos requisitos. Esto establecerá una base sólida que se podrá ver complementada y nutrida por otras funcionalidades más adaptadas a nuestro negocio.

Unifikas, un Gestor Documental para el largo plazo

Después de considerar todos los factores importantes para elegir un gestor documental, es evidente que la elección correcta puede marcar una diferencia significativa en la eficiencia y efectividad de la gestión de documentos de tu empresa.

En Unifikas hemos desarrollado un gestor de documentos avanzado y fácil de usar, diseñado para transformar la forma en que las empresas manejan la documentación.

Desde la personalización de la solución hasta su escalabilidad y seguridad, Unifikas te ayudará a simplificar y mejorar tus procesos de trabajo.

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