ISO 9001: La Auditoría de Recertificación
ISO 9001: La Auditoría de Recertificación
Tras la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001 las organizaciones entran, generalmente, en un proceso de afianzamiento y mejora progresiva del propio sistema.
La metodología implementada comienza a ofrecer información a los cargos directivos en relación a los procesos de trabajo establecidos por la entidad y se van adoptando decisiones empresariales con el objetivo de mejorar la definición de los procesos e incluso ir ampliando los puntos de control del sistema establecido.
¿Cuál es la vigencia de la certificación en ISO 9001?
La certificación en ISO 9001 se concede por un periodo de tres años a contar desde la fecha de emisión del certificado. Sin embargo, la organización asume el compromiso de pasar con éxito una auditoría anual de seguimiento en la que se comprueba que el sistema se mantiene y progresa.
¿Qué es la auditoría de recertificación en ISO 9001?
Al cabo de los tres años se realiza una auditoría de renovación o recertificación ISO 9001, una auditoría en la cual la totalidad del sistema de gestión es revisada por el equipo auditor con el fin, por parte de la organización, de ampliar el tiempo de vigencia de su certificación.
La diferencia básica entre las denominadas auditorías de seguimiento y las auditorías de renovación son el conjunto de puntos a revisar por parte del equipo auditor. Durante las primeras existen varios apartados de la norma cuya revisión no es obligatoria mientras que las auditorías de recertificación demandan la revisión de todos los puntos de la norma.
¿Cuál es el objetivo de la auditoría de recertificación?
El objetivo real de estas auditorías es contrastar los parámetros de la Norma ISO 9001 con respecto a la operativa de la organización, tanto a nivel de documentación como de cumplimentación de registros del sistema.
De esta forma es muy fácil detectar desviaciones o puntos débiles, así como fortalezas del propio sistema de gestión.
En líneas generales el trabajo de los auditores no está en el registro de no conformidades sino en ayudar a la entidad, con una visión externa de la entidad, en su mejora progresiva.
También debemos considerar que internamente los sistemas de gestión establecen herramientas de control y seguimiento tales como los cuadros de indicadores, los cuáles ofrecen información detallada de su evolución, así como la obligatoriedad de efectuar anualmente auditorías internas de un modo complementario a las auditorías de seguimiento y renovación llevadas a cabo por auditores externos.
¿Cuál es el proceso de una auditoría de recertificación en ISO 9001?
Este proceso de recertificación ISO 9001 lo podemos simplificar en 5 etapas:
- Planificación: La compañía y el organismo auditor acuerdan la fecha en la que se llevará a cabo la auditoría y qué incluirá la misma.
- Auditoría: El equipo auditor lleva a cabo la auditoría en cuestión.
- Evaluación de resultados: Una vez realizada la auditoría, los auditores llevan a cabo un análisis en el que dictaminan si la organización cumple o no con los requisitos que dicta la Norma ISO 9001.
- Informe: Tras realizar la evaluación, se emite un informe en el que aparecen las conclusiones de la auditoría llevada a cabo.
- Recertificación: En caso de cumplir con los requisitos ISO 9001, se emite una nueva certificación que será valida por otros tres años. En caso contrario, la organización deberá solventar aquellas no conformidades que hayan sido detectadas.
¿Cómo puedo prepararme para la auditoría de recertificación?
Desde Unifikas te damos las siguientes recomendaciones para ayudarte a preparar la auditoría de recertificación en ISO 9001:
- Realiza auditorías internas de forma frecuente: Esto hará que puedas detectar y corregir posibles desviaciones antes de la auditoría de recertificación.
- Prepara la documentación antes de la auditoría: Durante la auditoría será necesario facilitar al equipo auditor distinta documentación, como manuales, registros o procedimientos, por lo que disponer de esta información de antemano hará que este proceso sea más fácil.
- Entiende correctamente los requisitos de la Norma ISO 9001: Si eres capaz de familiarizarte con estos requisitos entenderás y responderás rápidamente a aquellas preguntas que te haga el equipo auditor, lo que te facilitará aclarar cualquier tipo de duda que pueda surgir.
- Coordina previamente a tu equipo: Es muy recomendable entrenar a nuestros empleados para que también sean capaces de responder correctamente a las preguntas de los auditores, además de indicarles cuándo será su encuentro con los mismos.
- No tengas miedo a preguntar: Se aconseja preguntar todo lo que no nos quede claro. Si por ejemplo el auditor localiza una no conformidad, deberemos tener claro su origen, por qué está fallando y cómo podemos solventarla.
- Se honesto y claro en todo momento: Puede parecer algo obvio, pero debemos recordar que tenemos que ser sinceros con los auditores y no caer en excusas o explicaciones que traten de ocultar uno o varios problemas.
Software de Gestión para cumplir con la Norma ISO 9001
Los informes de auditoría, tanto los internos como los de seguimiento o recertificación ISO 9001, se consideran información documentada, así como las actuaciones que la organización desarrolle para la resolución de las no conformidades o para aprovechar las oportunidades de mejora que puedan encontrarse.
Para un correcto control de toda esta información en los últimos años han surgido aplicaciones informáticas de Gestión de Calidad como Unifikas-Q que cuentan con módulos específicos que garantizan la trazabilidad de toda la información relacionada y aseguran el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001.