¿Qué es un software de gestión de la calidad y por qué necesitas uno?

¿Qué es un Software de Gestión de Calidad?

Un software de gestión de la calidad es un sistema de gestión empresarial que cuenta con un conjunto de herramientas para gestionar políticas de calidad internas y los procedimientos operativos estándar que dicta la Norma ISO 9001. Todo esto enfocado a la mejora continua de la calidad y por tanto a la satisfacción del cliente.

Ofrece la posibilidad de administrar y hacer seguimiento en tiempo real del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad,  garantizando un adecuado control de documentos, facilitando el seguimiento de las no conformidades ,la gestión de las auditorías, la implementación de acciones correctivas, los programas de capacitación de empleados, etc. Todas estas funcionalidades, en su conjunto, aseguran la sostenibilidad y el mantenimiento del sistema.

El objetivo de estas funcionalidades será ayudar a las organizaciones en su estrategia de mejora continua, gracias al ciclo PDCA: Plan (planificar), Do (hacer), Check (verificar) & Act (actuar)

Beneficios de tener un Software de Gestión de la Calidad

1. Automatizar gestiones: Permite automatizar la gestión de acciones correctivas y preventivas, rastrearlas y encauzarlas al responsable adecuado. Después de asignar la acción al agente responsable, se inicia un flujo de trabajo para dar con la causa del problema. En todo momento, la acción correctiva o preventiva será visible para el gerente de calidad, quien podrá asignar prioridades y dar seguimiento a su estado en todo momento.
2. Gestión de las auditorías: Gestiona todas las auditorias que se lleven a cabo en la organización, tanto con carácter interno como externo. Simplifica la recogida de evidencias definiendo y aplicando listas de chequeo para cada tipo de auditoría. Identifica no conformidades, observaciones o puntos de mejora y realiza su posterior gestión y seguimiento.
3. Gestión de no-conformidades: Ayuda a las organizaciones a mejorar la satisfacción de los clientes al registrar todas sus quejas y reclamaciones. Gestiona las no conformidades en materia de calidad de forma estandarizada y totalmente parametrizada: reclamaciones de cliente, reclamaciones a proveedor, no conformidades de producción, de producto terminado, de sistema, de control de calidad, etc. Distribuye el trabajo de forma eficiente marcando acciones inmediatas, investigando las causas, definiendo un plan de acción y evaluando su eficacia.
4. Control de documentos: La gestión de documentos asociada al mapa de procesos es la columna vertebral en cualquier sistema de gestión basado en normas ISO. El software de gestión de calidad ayudará a organizar todos los documentos relacionados con la producción, desde los archivos de diseño del producto, hasta los documentos asociados al cumplimiento de normas, procedimientos e instrucciones de trabajo. Ayudará también a definir las reglas de validación y difusión de la documentación.
5. Gestión de riesgos: Permite a las organizaciones evaluar el riesgo con mayor facilidad. Identifica los riesgos u oportunidades de mejora desde el punto de vista de calidad a nivel de procesos, productos o equipos y maquinaria. Simplifica el trabajo definiendo y aplicando listas de chequeo y gestiona de forma eficaz el plan de acción manteniéndolo controlado en todo momento. Notifica ante cambios relevantes de nivel de riesgo a quién corresponda.
6. Gestión de calidad de los proveedores: Un software de gestión de la calidad ayuda a las organizaciones a calificar, seleccionar y monitorear a sus socios en la cadena de suministro. Permite definir procedimientos de homologación para clasificar a proveedores y a sus productos/servicios suministrados y gestiona de forma automática toda la documentación asociada. Hace posible extender el procedimiento de homologación al producto terminado, pudiendo evidenciar así su adecuación a los requisitos de cada cliente.

Elementos que agradecerás a largo plazo

A la hora de elegir e implementar un Software de Gestión de Calidad deberemos tener en cuenta varios factores, los cuales, dependiendo de la situación y necesidades de cada organización, tendrán mayor o menor importancia.

Estos factores a considerar son los siguientes:

• Practicidad: Deberá ser fácil de usar, y de igual forma, útil para la empresa. De nada servirá disponer de una herramienta muy potente que cuente con una infinidad de opciones si el manejo de esta no es intuitivo.

• Personalización: Cada organización tiene distintas necesidades, y un buen Software de Gestión de Calidad te permitirá disponer únicamente de los módulos que sean necesarios para ti.

• Integración: Si todos los factores son de vital importancia, quizás este sea el más relevante. Deberemos buscar un Software que nos permita ser integrado con los programas actuales con los que contamos.

• Soporte: Otro elemento clave es el referido al servicio postventa. No se trata simplemente de implementar un Software, sino que también deberá tenerse en cuenta la atención al cliente y el soporte que brinda cada proveedor.

• Seguridad: Muchos de los Software de Gestión de Calidad que existen en la actualidad están alojados en la nube, por lo que tendremos que estar seguros de que la solución que vamos a implementar nos ofrece una garantía en cuanto a seguridad y privacidad de nuestros datos.

• Actualización: Una vez tengamos implementado el Software en nuestra organización, deberemos estar seguros de que la solución elegida va actualizando la herramienta periódicamente, de forma que sea una solución óptima no solo en un corto plazo, sino también en un largo plazo.

• Referencias: Cuando estamos inmersos en la decisión de compra de un producto o servicio solemos buscar opiniones y experiencias de otros usuarios que nos ayuden a decantarnos por una u otra opción. El caso de los Software de Gestión de Calidad no es una excepción, y nos puede ayudar a vernos reflejados en ciertos clientes, orientándonos en nuestra elección.

• Otros elementos: También deberemos tener en cuenta otro tipo de factores de interés para nuestra organización, como la experiencia con la que cuenta la empresa que ofrece la solución, el coste frente al valor que aporta la herramienta, o lógicamente, el idioma en el que se encuentra.

Unifikas-Q, el Software para la Gestión de la Calidad conforme a la Norma ISO 9001

Unifikas-Q es un programa de gestión de calidad concebido sobre el estándar ISO 9001. Su alto grado de configuración y personalización te permite además adoptar estándares de gestión de calidad de otros sectores específicos. Unifikas es capaz de adaptarse al modelo de trabajo de cada organización y te permitirá trabajar de forma más eficiente, reduciendo costes. Además fomentará la aplicación del ciclo de mejora continua en tu empresa. Cuenta con indicadores personalizados, que ofrecen informes en tiempo real, para favorecer la toma de decisiones en cada momento.

Esta solución está formada por ocho módulos independientes e interrelacionados :homologación, no-conformidades, auditorías, productos y equipos, procesos, riesgos, formación y capacitación y comunicación. Descubre el último caso de éxito de Unifikas-Q con B:SM (Barcelona de Serveis Municipals), y comprueba de primera mano cómo esta herramienta ha ayudado a gestionar la calidad de la organización, integrándose perfectamente en un complejo ecosistema.